Meille asiakkaaksi

Tällä hetkellä tarjoamme isännöintipalvelua vain pääkaupunkiseudun asunto-osakeyhtiöille, mutta suunnittelemme uusien isännöintitiimien perustamista myös uusille paikkakunnille.​

TARJOUSPYYNTÖ ISÄNNÖINTIPALVELUSTAMME

Isännöintipalvelu kilpailutetaan yleensä kun nykyinen isännöitsijä eläköityy, asioiden hoito menee pahasti solmuun tai taloyhtiön hallitus on yleisesti tyytymätön isännöinnin toiminnan laatuun. Lähtökohta uudelle asiakkuudelle voi siis olla hyvin vaihteleva. Riippumatta siitä, mikä varsinainen impulssi isännöinnin vaihtamiseen on ollut, voidaan vaihdolla saavuttaa useita odottamattomiakin hyötyjä.​

Sopimusneuvotteluihin valmistautuessaan taloyhtiön hallituksella on hyvä tilaisuus miettiä, millainen taloyhtiön strategia on tai millainen sen pitäisi olla. Valmistautumisen ja isännöitsijäkandidaattien tapaamisen yhteydessä tarjoutuu hallitukselle mainio tilaisuus taloyhtiön oma-arvioinnille esimerkiksi sen viihtyisyyden, vuorovaikutteisuuden, johtamisen selkeyden tai vaikkapa osakkaiden yhdenarvoisuuden toteutumisen osalta. Samalla tulee arvioitua taloyhtiön kipupisteitä, sillä isännöitsijän vaihtaminen voi tarjota hyvän mahdollisuuden taloyhtiössä vallitsevien vanhojen jännitteiden purkamiseen ja ristiriitojen ratkaisemiseen, mikäli sellaisia esiintyy.​

Isännöintipalvelun siirtovaiheessa taloyhtiön hallinto laitetaan hyvään järjestykseen ja olennaiset dokumentit digitoidaan. Samalla tulee usein hoidettua aiemmin vuosiakin roikkuneet ongelmat tai epäselvyydet, kuten pienet saatavat, velat tai vakuusasiat.​​

Tarjouspyynnön saatuamme kartoitamme aina taloyhtiön tilanteen ennen isännöintitarjouksen jättämistä. Kartoitus tehdään parhaiten tutustumalla taloyhtiön tärkeimpiin dokumentteihin, keskustelemalla hallituksen edustajan kanssa ja tutustumalla kiinteistöön paikan päällä. Meille tärkeimpiä tarjouspyynnön liitedokumentteja ovat viimeisin vahvistettu tilinpäätös ja toimintakertomus, yhtiöjärjestys sekä kuluvan ja/tai edellisen vuoden yhtiökokouskutsut ja -pöytäkirjat.​​

ISÄNNÖINTITEHTÄVIEN VASTAANOTTO

Uuden taloyhtiön vastaanotossa käytämme monikohtaista ja -vaiheittaista tarkistuslistaa. Asiakkuuden vastaanoton prosessista huolehtii siihen erikoistunut isännöitsijä, joka varmistaa, että tärkeät dokumentit saadaan kerättyä ja tiedot tarkastettua. Olennaiset tiedot hankintaan edelliseltä isännöitsijältä jo ennen tämän sopimuksen päättymistä. Usein esimerkiksi isännöitsijäntodistuksissa voi olla virheellistä tietoa, joka korjataan siirron yhteydessä tarkistamalla tieto sen alkulähteestä.​​

Taloyhtiön mahdollisesti puutteellinen tai kevyesti laadittu korjausohjelma (PTS ja korjaustarveselvitys) sekä huolto-ohjelma (huoltokirja) tarkistetaan ja nostetaan uudelle tasolle. Heti sopimuskauden alussa avoimet ongelmat pyritään ratkomaan nopeasti ja tehokkaasti, tavoitteena päästä mahdollisimman nopeasti ns. normaaliin järjestykseen taloyhtiön hallinnon hoitamisessa. Vastuu hallinnon siirron onnistumisesta on uudella isännöitsijällä, mutta taloyhtiön hallituksella on tärkeä rooli hallituksen myötävaikutuksella.​

HALLITUKSEN JA ISÄNNÖITSIJÄN YHTEISTYÖ

Nykyaikainen hallitus tekee päätöksiä muulloinkin kuin kokouksissa istuen. Tätä edistääksemme käytämme päätösten juoksevaa numerointia hallituksen toiminnan selkeyttämiseksi. Päätösnumerointi helpottaa merkittävästi asioiden käsittelyä sähköpostitse ja puhelinkokouksissa. Kun päätöksiä tehdään hallituksen kokouksessa, kirjataan myös silloin päätösten numerot pöytäkirjaan.  Taloyhtiöstä riippuen on löydettävä linjaus siihen minkä kokoiset asiat ovat isännöitsijän päätösasioista ja mitkä pienempiä. Tehokkaalla päätöskäsittelymenettelyllä voidaan pienempiäkin päätösasioita haluttaessa suunnata hallitukselle, vaikkei se välttämättä olisikaan optimaalinen toimintatapa. Päätösnumerointi tehostaa myös isännöintitiimien toimintaa, sillä numeroituihin päätösasioihin voidaan tietojärjestelmässä kohdistaa kaikki niihin liittyvät materiaali, esim. raportit, tiketit, tilaukset, viestintä.​​

Päätöksenteon lisäksi toinen olennainen hallituksen tehtävä on valvoa taloyhtiön hallintoa ja sitä kautta isännöitsijän toimintaa. Hallituksen valvontatehtävän toteuttamisessa auttaa neljännesvuosittainen ns. hallitusraportti, joka sisältää yhteenvedon tiketeistä, isännöinnin erillisveloitettavista työkirjauksista, pääkirjasta ja sekä talousarviovertailusta. Lisäksi hallitusraportissa on isännöitsijän tilannekatsaus taloyhtiön tilanteesta. Tarvittaessa hallitus voi luonnollisesti pyytää muitakin raportteja tai dokumentteja nähtäväkseen. ​

Taloyhtiön johtamisen perustan luo korjausohjelma, huolto-ohjelma ja vuosikello. Vuosikelloa ei tarvitse määritellä taloyhtiökohtaisesti, vaan sen tehtävät muodostuvat Vakain Oy:n isännöinnin toimintamallien mukaisesti. Huolto-ohjelma (huoltokirja) ja korjausohjelma (PTS + korjaustarveselvitys 10 vuotta) laaditaan heti yhteistyön alussa ja niitä ylläpidetään jatkuvasti. Taloyhtiöllä on hyvä olla strategia, jonka yksi ilmenemismuoto on korjausohjelman korjaukset ja huolto-ohjelman eri tehtävät. Käytännössä niissä määritellään millä tasolla kiinteistöä korjataan ja hoidetaan. Taloyhtiön toiminnan pitkäjänteisyyden vuoksi olisi suotavaa, että tahtotila näihin strategisiin valintoihin selvitettäisiin hallitusta laajemmin koko osakaskunnalle suunnatulla kyselyllä.​

Vakain Oy:n isännöinnissä yhtiön talousjohtamiseen sekä taloudellisen tilanteen suunnitteluun ja seurantaan kiinnitetään niin ikään erityistä huomiota. Sekä taloudellisesti että rahoituksellisesti tärkeässä roolissa on kustannusseurannan laskentamallimme, jolla seuraamme tarkasti projektien ja hankkeiden etenemistä. Näistä asioista keskustemme mielellämme lisää ja esittelemme tapaamme toimia.​

OSAKKAAT JA ISÄNNÖITSIJÄ

Palvelemme asunto-osakeyhtiön osakkaita yhdenvertaisuusperiaatteen mukaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että huolehtiessamme lain mukaisen yhdenvertaisuusperiaatteen toteutumisesta, huolehdimme samalla myös niiden osakkaiden eduista, jotka eivät itse huomaa tai osaa ajaa omaa etuaan. Osakkaan oikeuksia ja velvollisuuksia käsiteltäessä emme erottele osakkaita sen mukaan, että asuuko tämä talossa vai ei. Vaikka palvelemme osakkaita moninaisissa asunto-osakeyhtiön osakeomistukseen liittyvissä asioissa, vastaamme ensisijaisesti taloyhtiön edunvalvonnasta. Näin teemme lähtökohtaisesti myös silloin, kun taloyhtiön etu on ristiriidassa osakkaan edun kanssa.​

Hyödyllistä lisäluettavaa:​

Kiinteistölehti: apua hallitustyöskentelyyn

Kiinteistölehti: hallinto ja talous

Kiinteistölehti: yhtiökokousopas

Kiinteistölehti: yhtiökokouksen puheenjohtajuuden hoitaminen

search previous next tag category expand menu location phone mail time cart zoom edit close